Cómo crear una lista desplegable en LibreOffice Calc

Una lista desplegable no es un adorno: es la forma más barata de que los datos de una hoja sirvan para algo. Sin ella, cualquier resumen posterior se rompe porque la misma cosa está escrita de cinco maneras.

La versión rápida

1. Selecciona las celdas donde quieres el desplegable.
2. Menú Datos → Validez.
3. En Permitir, elige Lista.
4. Escribe las opciones, una por línea, en el cuadro Entradas.
5. Asegúrate de que Mostrar lista de selección está marcado.
6. Aceptar.

Ya tienes la flecha en la celda. Sirve para listas cortas que no van a cambiar: sí/no, los días de la semana, tres estados de una factura.

La versión buena: la lista en un rango

Escribir las opciones a mano tiene un problema: cuando cambien, hay que editar la validación celda por celda. La forma correcta es tener la lista en la propia hoja.

1. Crea una hoja nueva llamada Listas y escribe ahí las opciones en una columna.
2. Selecciona ese rango y ve a Hoja → Rangos con nombre → Definir. Llámalo, por ejemplo, provincias.
3. Vuelve a las celdas de destino y abre Datos → Validez.
4. En Permitir, elige Intervalo de celdas.
5. En Origen, escribe provincias.

A partir de ahora, añadir una opción es escribirla en la hoja Listas. Todos los desplegables se actualizan solos.

La regla general de las hojas de cálculo bien hechas: los datos que cambian nunca se escriben dentro de una configuración. Se ponen en una celda y la configuración apunta a esa celda.

Listas dependientes

El caso clásico: eliges una provincia en una columna y en la siguiente solo quieres ver los municipios de esa provincia.

1. En la hoja Listas, pon cada grupo de municipios en su propia columna, con la provincia como encabezado.
2. Define un rango con nombre para cada columna, usando exactamente el nombre de la provincia (Valencia, Castellon…). Sin espacios ni acentos, para que funcione bien.
3. En la celda del municipio, ve a Datos → Validez, elige Intervalo de celdas y escribe: =INDIRECTO(A2), donde A2 es la celda de la provincia.

La función INDIRECTO convierte el texto de la celda en una referencia real. Es un truco que parece magia y es la base de casi todos los formularios en hoja de cálculo.

Mensajes y avisos

En la misma ventana de validez hay dos pestañas que casi nadie usa y que ahorran preguntas:

• Ayuda de entrada: un mensaje que aparece al seleccionar la celda. Ideal para explicar el formato esperado.
• Mensaje de error: qué pasa si alguien escribe algo que no está en la lista. Con «Detener» se rechaza; con «Advertencia» se avisa pero se permite.

Lo que la validación no hace

Conviene saberlo: si alguien pega un valor, la validación no lo bloquea. Es una limitación de este tipo de herramientas, no un fallo de Calc.

La solución práctica es añadir un formato condicional que pinte de rojo cualquier celda cuyo valor no esté en la lista:

=Y(A2<>"";CONTAR.SI(provincias;A2)=0)

Con eso, lo que entre por la puerta de atrás se ve a simple vista.