Jesús Solaz, sobre límites de las herramientas de oficina
Casi todo lo que se escribe sobre ofimática es una lista de ventajas. Las desventajas son más interesantes, porque son las que acaban costando dinero de verdad.
La ofimática es la tecnología más democratizadora que ha llegado a una oficina: puso en manos de cualquiera capacidades que antes exigían un departamento informático. También es la que más problemas silenciosos genera, precisamente por lo mismo.
Una persona de administración puede montar por su cuenta el control de un proyecto sin pedir permiso ni presupuesto a nadie. Esa capacidad de resolver sin intermediarios es enorme y explica por qué la hoja de cálculo lleva cuarenta años sin ser desplazada.
Con las alternativas libres y las versiones en navegador, el coste de entrada es cero. Una empresa de cinco personas puede tener herramientas equivalentes a las de una multinacional sin gastar un euro en licencias.
Un PDF, un documento de texto o una hoja de cálculo se abren en cualquier parte. Es una capa común que permite trabajar con clientes, gestorías y administración sin coordinar nada previamente.
Control de cambios, comentarios, historial de versiones. Bien usados, resuelven el problema de saber quién cambió qué y cuándo.
Una fórmula mal arrastrada no da error: da un número. Un número plausible, que se copia a un informe, que se lleva a una reunión y sobre el que se decide algo. La hoja de cálculo no avisa de que está mal, solo de que no puede calcular.
Un programa que falla se para. Una hoja de cálculo que falla te da una cifra equivocada con toda naturalidad y sigue adelante.
Es el problema más común en empresas pequeñas: el archivo que lo controla todo lo hizo alguien que ya no está, nadie entiende sus fórmulas y nadie se atreve a tocarlo. Se convierte en infraestructura crítica sin documentación ni responsable.
En cuanto un archivo circula por correo, deja de haber un original. Hay siete, todos ligeramente distintos, y nadie sabe cuál es el bueno.
Listados de clientes con nombre, teléfono y a veces mucho más, copiados en portátiles, memorias USB y correos personales. Es uno de los incumplimientos de protección de datos más habituales y menos perseguidos, hasta que hay una incidencia.
Todo va bien hasta que un día el archivo tarda cuarenta segundos en abrir, se corrompe al guardarlo desde la carpeta compartida o dos personas pisan el trabajo de la otra. Para entonces el proceso lleva años montado encima.
| Ventaja | Su reverso |
|---|---|
| Cualquiera puede montar una solución | Cualquiera puede montar una solución mala |
| Coste de entrada nulo | Coste de mantenimiento invisible |
| Flexibilidad total | Ninguna validación de lo que se introduce |
| Los archivos se comparten fácil | Los datos se escapan fácil |
| No hace falta un informático | Nadie revisa la lógica |
Cuando la editan varias personas a la vez, cuando contiene datos personales que hay que proteger, cuando supera unos miles de filas o cuando una decisión importante depende de que sus fórmulas sean correctas y nadie las ha revisado.
Los estudios académicos sobre el tema llevan décadas encontrando tasas de error muy altas en hojas de cálculo de uso real. La causa no es la torpeza: es que no existe la cultura de revisión que sí hay en el desarrollo de software.
Jesús Solaz
Empresario tecnológico y creador de software
