Ingeniería de archivos: no volver a buscar nada

Hay dos formas de perder tiempo con los archivos: buscar uno que no encuentras, y encontrar cuatro y no saber cuál es el bueno. La segunda es peor, porque acaba en decisiones tomadas sobre datos viejos.

Regla 1: la fecha va delante y va al revés

Todo archivo que tenga fecha empieza por ella, en formato AAAA-MM-DD:

2026-04-08_presupuesto_reforma-local.pdf

El motivo es puramente técnico: es el único formato en el que el orden alfabético coincide con el cronológico. Ordenar por nombre te da la lista en orden de fecha, sin depender de la fecha de modificación del sistema, que cambia cada vez que alguien abre y guarda un archivo.

Regla 2: el nombre describe el contenido, no el estado

«Definitivo», «bueno», «v2», «final_final» son estados, no descripciones. Y siempre acaban mintiendo.

Detalles que ahorran problemas: sin acentos ni eñes en los nombres de archivo si van a viajar entre sistemas, sin espacios —guion bajo o guion medio— y en minúsculas.

Regla 3: la carpeta se decide por cómo buscas, no por cómo es el mundo

Es el error de fondo de la mayoría de las estructuras: se organizan por categorías lógicas y luego nadie recuerda en cuál está la cosa.

La pregunta correcta no es «¿qué es esto?», sino «¿por dónde lo voy a buscar dentro de dos años?». En un negocio de servicios, casi siempre por cliente. En uno de proyectos, por proyecto y año.

Una estructura que funciona en una empresa pequeña:

• 01_clientes/ → una carpeta por cliente, y dentro por año
• 02_administracion/ → facturas, impuestos, nóminas, por año
• 03_empresa/ → contratos, seguros, documentación propia
• 04_recursos/ → plantillas, logotipos, material reutilizable
• 99_archivo/ → lo cerrado, que no estorba pero no se borra

Los números delante fuerzan el orden y evitan la discusión eterna sobre qué va primero.

Tres niveles de profundidad es el límite práctico. A partir del cuarto, la gente deja de guardar donde toca y empieza a dejar las cosas en el escritorio.

Regla 4: un solo original

El archivo vive en un sitio. Si hace falta que esté en dos, se pone un acceso directo, no una copia. En cuanto hay dos copias editables, hay dos versiones distintas y ninguna es la buena.

Corolario: los adjuntos de correo no son archivos. Son copias congeladas de un momento. Guardar la versión buena en su carpeta y no fiarse del correo es media batalla ganada.

Regla 5: lo temporal se marca y se muere

Una carpeta _temporal/ con la norma de vaciarla el último viernes de cada mes. Todo lo que no haya encontrado su sitio en un mes, no lo necesitabas.

La migración, que es lo que asusta

Nadie va a renombrar quince años de archivos. Y no hace falta:

1. Crea la estructura nueva vacía.
2. Mete todo lo viejo, tal cual, en 99_archivo/hasta_2026/.
3. A partir de hoy, todo lo nuevo va con las reglas nuevas.
4. Cuando toques un archivo viejo, lo mueves y lo renombras. Solo ese.

En seis meses, lo que se usa está ordenado y lo que no se usa está guardado. Que es exactamente el objetivo.

Y la copia de seguridad

La regla clásica sigue siendo la buena: tres copias, en dos soportes distintos, una fuera del sitio. El original, una copia en un disco externo y otra en la nube o en otra ubicación física.

Y la parte que casi nadie hace: probar una restauración. Una copia que nunca se ha restaurado no es una copia, es una suposición.